27 september 2019

Projectbeheersing met BIM – is dit de heilige graal?

Door: Jan Willem Kattouw - Information Manager at Clearbox

Projectbeheersing is een mix van wetenschap en kunst – een op zichzelf staande discipline om controle te krijgen over projecten, zodat deze op tijd, binnen budget en van hoge kwaliteit opgeleverd worden. De wetenschap, in deze, is het gebruiken van technieken die worden toegepast op een project om de status te meten en de uitkomst beter te voorspellen.

De kunst is om de juiste analyse te maken terwijl de informatie zelden in het juiste formaat aanwezig is. Daarnaast helpt het ook niet dat de gebruikte dataformaten ook nog eens veranderen gedurende de levenscyclus van het project.

De informatie om de status van het project te beoordelen en aanbevelingen voor acties te doen, wordt beïnvloed door:

Dualiteit in de broninformatie – er zijn vaak verschillende bronnen met versies van de waarheid in een groot snel bewegend project. Het combineren hiervan kan tijdrovend en frustrerend zijn.
Informatie is gefragmenteerd opgeslagen in documenten, schema’s en tekeningen. Een voorbeeld is de telling van het aantal deuren. Om te berekenen hoeveel ze zullen kosten, is een gedetailleerde beoordeling en analyse van veel tekeningen en bijbehorende informatie nodig.
Onvermogen om informatie in context te zien – bijv. het aanbrengen van een raam op de begane grond vergt in vergelijking met 5e verdieping, of op de oostelijke vleugel boven een dijk met uitzicht op de zee andere werkzaamheden en specificaties van het raam.
Diverse interpretaties – Informatie op tekeningen kan zelfs door ervaren project leden verschillend worden geïnterpreteerd, vooral wanneer ze beperkte tijd hebben om deze te bestuderen.

De uitdagingen om een project te beheersing zijn dus enorm. Op financieel, logistiek, kwalitatief en communicatief vlak zijn specifieke meetpunten noodzakelijk. En deze verschillen ook nog in de verschillende fases, (design/build/maintain) en voor de rol die betrokkenen in de samenwerking heeft. De faalkosten zijn hoog, de marges laag, dit biedt kansen voor verbetering. Kan hierin BIM een rol spelen?

Hoe zit het met BIM?

Wanneer een object wordt gemodelleerd is het positioneren, de afmetingen en bepalen wat het is essentieel. Ten behoeve van 4-5-6D BIM wordt steeds meer van ontwerpers verwacht dat ze ook informatie aan het object toevoegen voor aanpalende disciplines en vervolgfasen van het ontwerp. Ideaal zou in een BIM proces ieder zijn eigen informatie moeten kunnen halen en toevoegen voor de rol en de fase waarin deze nodig is.

Ideaal zou zijn dat:

de ontwerper zich kan richten de locatie en afmeting van de objecten/model
de mogelijkheid bestaat om de informatie aan het object/model toe te voegen, in een beheerd proces rondom een enkel model, geladen in een geïntegreerde CDE (Gemeenschappelijk Data Omgeving of Common Data Environment)
deze informatie in elke fase van het project het passend detailniveau heeft, wat leidt tot een goede de digitale overdracht en exploitatie.

Hiermee wordt een belangrijke oorzaak van de faalkosten voorkomen, namelijk de informatieoverdracht tussen partijen en disciplines.

Wanneer we door middel van een CDE 3D-objectinformatie beheren, zijn alle betrokkenen in staat om deze te verrijken met informatie zoals tijd, werkpakketten, kosten- documenten, etc. Zo zijn we in staat deze te analyseren, en de resultaten te simuleren en visualiseren op elke manier die we kiezen.

BIM op basis van een CDE als een instrument voor betere projectbeheersing

Deze definitie van BIM biedt een sterke basis om het traditionele projectmanagement te veranderen naar multidisciplinaire project beheersing, Bijvoorbeeld door:

Visuele simulaties voor inzicht in planningswijzigingen (4D) – Het direct integraal kunnen visualiseren van de ontwerpwijzigingen en de invloed op de planning maakt dat wordt het proces veel inzichtelijker wordt. En door de mogelijk meerdere scenario’s snel te kunnen vergelijken, wordt de kwaliteit en/of samenhang van de planning en het ontwerp beter..
Detail planning en logistiek – Projecten zijn meestal gebaseerd op gestructureerde strategische planningen met afzonderlijke specifieke lokale detail planningen. Door een verdiepingsslag te maken op basis van de strategische planning en daarmee onder andere de materiële bewegingen simuleren, Dit zal ongetwijfeld problemen blootleggen, risico’s verminderen en de communicatie tussen het projectteam verbeteren.
Kostenraming en kostenbeheer – Hoewel een model niet altijd het volledige beeld geeft in een project, biedt het wel de scope waaraan andere elementen van inhoud kunnen worden gekoppeld. Vervolgens kunnen deze worden geassocieerd met kosten- en elementenraming.
Risicobeheer – De belangrijkste tijdrovende taak is het vullen van het planning met kosten en risico’s. BIM kan een groot deel van dit proces kunnen faciliteren en zelfs automatiseren, waardoor ervaren gebruikers zich kunnen concentreren op het resultaat.
Combineer de financiële status van het project met de voortgangsmeting in de CDE, Aangezien elke activiteit de bijbehorende componenten bekend is, kan een snelle, nauwkeurige voortgangsmeting nu kan bijdragen aan de afstemming van kosten en waarde.

Meer nauwkeurigheid en efficiëntie

Gezien de doelstellingen van BIM, waarom zouden we dan projectcontroles niet als onderdeel van BIM zien en de kans benutten die het biedt? BIM wordt vaak nog gezien als modellen, foto’s of video’s. Zeer weinig softwareleveranciers hebben hun gedachten en ambities afgestemd op de mogelijkheid en het mogelijk maken van projectbeheersing via BIM?

Als eerste is dus integrale gevalideerde informatie nodig om projectcontroles mogelijk te maken. Zo ook consistente processen om de mogelijkheid voor verbeterde projectcontroles te voeden?

De realiteit is dat sterk leiderschap altijd van cruciaal belang is om dergelijke veranderingen te leiden. Het uiteindelijke doel is om de informatie realtime te produceren als resultaat van het een normale optimale bedrijfsproces, waardoor het projectmanagement team hun kunst kan toepassen en op basis van hun ervaringen en op basis van actuele informatie en analyse de juiste sturing kunnen geven.

Dit wil toch iedereen, in zijn rol, in iedere fase van het realiseren van het bouwwerk?!